Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.
Законодательство не дает определения понятия машиночитаемых доверенностей, но упоминает о них и устанавливает специальные требования к их оформлению.
Также в законодательстве есть общее понятие машиночитаемого документа. Его определяют как:
1) электронный документ на электронном носителе, в том числе в виде электронных таблиц в формате, обеспечивающем возможность их автоматического чтения программными средствами (п. 2 Порядка, утвержденного Приказом Минкомсвязи России от 16.10.2018 N 545);
2) документ, для создания и использования которого используются специальные технические средства (п. 3.11 ГОСТ Р 7.0.20-2014).
При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.
Кроме того, машиночитаемую доверенность может оформляться в отношении одного, нескольких, а также всех налоговых органов Российской Федерации.
Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника – подписанта (получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре) и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП.
В машиночитаемую доверенность необходимо включить обязательные условия и реквизиты, которые требует закон, в частности, сведения о представителе и представляемом, полномочия, дату совершения доверенности.
Также в доверенность можно включить дополнительные реквизиты или условия, например право представителя передоверить свои полномочия.
Обязательные реквизиты и условия доверенности
Поскольку выдача доверенности является односторонней сделкой, к ней по общему правилу применяются и положения ст. 432 ГК РФ (ст. 156 ГК РФ).
Эта норма относит к существенным условиям предмет и условия, названные в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для нее. Исходя из п. 1 ст. 185 ГК РФ предметом доверенности, полагаем, можно считать предоставление одним лицом другому лицу определенных полномочий для представительства перед третьими лицами. Следовательно, в доверенности нужно обязательно указать сведения о представителе и представляемом и полномочия представителя.
Также в доверенности должны быть:
1) дата ее совершения (выдачи);
2) место ее совершения (обязательно только для нотариальной доверенности (п. 6.2 Методических рекомендаций по удостоверению доверенностей));
3) подпись уполномоченного на ее подписание лица;
4) печать, если это прямо предусмотрено законом для конкретной доверенности. Например, печать, если она есть у организации, должна быть в доверенности на представление интересов в суде (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 6 ст. 57 КАС РФ). включить в доверенность дополнительные реквизиты или условия, например право представителя передоверить свои полномочия.
При подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.
Если машиночитаемая доверенность потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое удобное время.
Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС России от 30.04.2021 N ЕД-7-26/445@ (КНД 1110310).
Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен Письмом ФНС России от 20.01.2022 N ЕА-4-26/534@ (КНД 1110311).
На сайте ФНС России размещен сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме» (https://m4d.nalog.gov.ru/create-xml), с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его, и в дальнейшем использовать по назначению.
С 1 января 2023 года машиночитаемые доверенности станут обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц.
При этом, нужно отметить, что до 31 августа 2024 года сотрудники организации (иные представители-физлица) могут продолжать подписывать электронные документы от ее имени без машиночитаемых доверенностей.
Представитель должен быть указан в качестве владельца сертификата квалифицированной подписи компании, а сертификат должен быть выдан не позднее 31 августа 2023 года (Основание: Федеральный закон от 04.08.2023 N 457-ФЗ).
КРАСПРАВО.RU
